淘小兔

学会掌握Subtotal函数的统计绝对是王道,因为这个函数只会统计露在Excel单元格的数据,自动跳过隐藏的数据。本教程就带着大家来探讨以下subtotal求和与sum求和函数的区别在哪里?以及什么时候才会使用这两个函数?

首先我们来看看sum求和的缺点在哪里?SUM求和最快的方法是按快捷键alt+=组合键。看动图操作。

office教程 Excel如何才能跳过隐藏单元格或行的数据进行统计?

 

是不是统计很迅速,但如果我们想统计财务部的任务量的求和,利用筛选功能操作,你就会发现…..

筛选的情况:

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手工隐藏的情况:

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你发现了什么?你会发现SUM求和的数量,筛选后都不会显示,当然就算显示,也会显示之前所有的数据的和500。那你记住了,SUM函数永远求函数选中范围的数据的和,不管该区域是否做过筛选或手工隐藏数据。

 

如果要调过隐藏部分的数据,那么subtotal函数出场,这个函数很牛,能统计各种类型的值,求和,求平均值,求最大值,求个数,求方差,一个函数抵N个统计函数,我们这里用到他的求和参数9。请看动图操作:

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看到没,筛选财务部的数据,自动统计财务部数据的和。但这个函数很妖,因为求和他还有一个参数109,请看动图:

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你会发现参数9和109,好像没区别嘛?那为啥9和109两个参数呢?注意刚刚的操作是筛选操作。如果是手工隐藏数据行呢?请看下面的例子,分别用109和9,进行统计,然后进行手工隐藏数据,看看会有啥结果。

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注意109参数的数据发生了变化,说明什么问题?

109,参数不管用隐藏还是筛选,都只统计露在外面的数据和。

9参数只对筛选管用,如果是手工隐藏,依然统计包含隐藏的数据和。

那解决本例小伙伴提出的问题,就需要用subtotal函数109的参数。

 

那什么场景用SUM函数?什么场景用subtotal函数?

很简单。记住了。

同一工作表的统计,用subtotal函数,比如要等级财务部和运营部的数据和。如下

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是不是很方便。而且如果配合筛选,subtotal碉堡了。比如统计黄色的数据的和!

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如果你条件格式玩得好,那…..subtotal各种自由统计。比透视表还要快。

那什么时候用SUM求和呢?跨工作簿或工作表统计?为什么呢?这样不用担心人家发你的表格是否做过筛选或隐藏行,永远统计表格中所有数据和的。我们用下面的例子来说明。

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你会发现,求和的SUM,依然统计sheet1的所有数据,不管表一是否Sheet1做个筛选和手工隐藏。但用了subtotal函数明显只显示sheet1露在外面的数据的和。这样可以方便的验证表格是否显示“完整性”,以判断数据是否正确。

 

总结:SUM函数和Subtotal函数,都很重要,学会在什么场景用更重要。推荐大家掌握Subtotal函数,因为他还有非常牛B的偏方,制作动态编号,有兴趣的小伙伴可以去研究看看。请看动图函数的输入:

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